IVR to proste komunikaty, ale również zaawansowane platformy, które pomagają w prowadzeniu firmy. Są takie firmy, których kontakt z klientem odbywa się wyłącznie przez telefon. Zatem skierowanie komunikatem ivr daje możliwości przekazania połączenia do właściwej osoby czy konsultanta lub pozwala przedstawić swoją ofertę.

Komunikaty telefoniczne mogą być różne: Dzień dobry! Witamy w firmie xyz. Proszę czekać na połączenie z sekretariatem. To standardowe przywitanie ivr. Klient może być również poproszony o podanie numeru wewnętrznego. Wtedy sam uruchamia przekierowanie. Zapowedz telefoniczna pomaga, może też informować np. o przerwie urlopowej czy świątecznej.

Nagrania muszą być w najwyższej jakości. Mimo że telefon obcina pasmo dźwięku to jednak po kompresji może być słychać wiele brudów i szumów. Sesja z lektorem powinna więc odbyc się w profesjonalnym studiu. Dźwięk zazwyczaj był kompresowany do pliku wav i 8 bitów. Nowoczesna centrala pozwala by komunikat telefoniczny ivr był zapisany w 16-bitach.

Każda szanująca się firma powinna posiadać profesjonalne powitanie głosowe. Systemy odpowiedzialen za tę usługę to komunikaty telefoniczne. Automayczna sekretarka może pomóc w prowadzeniu biznesu. To tak właściwie pierwszy kontakt firmy zklientem. Ważne by ivr był czytelny i profesjonalny.

Głos powinien być miły i ciepły. W większości przypadków jest to mężczyzna. To właśnie lektor ivr czyta IVR. Z prostymi systemami ivr nie ma problemu. Trudniej jest natomiast w przypadku nagrywania poszczególnych słów, które tworzą ciąg, jakieś zdanie. Wówczas ważna jest intonacja. Każde słowo lektor czyta oddzielnie i jest osobnym dźwiekiem w centrali. Tak wygląda zapowiedź telefoniczna.