Przy dobrze skonstruowanej kampanii, e-mail marketing powinien wyglądać następująco:
- tworzenie i rozbudowa baz adresowych,
- zarządzanie bazami adresów e-mail,
- przygotowywanie treści oraz kreacja wiadomości e-mail,
- wysyłka wiadomości e-mail,
- obsługa informacji zwrotnych.

Najpopularniejszymi narzędziami e-mail marketingu są: newsletter firmowy, biuletyn wewnętrzny, dzienniki elektroniczne, reklamy w wiadomościach e-mail.

Usługa e-mail marketingu jest czymś więcej niż samym narzędziem informatycznym do realizowania wysyłek. Aby newsletter spełnił swoje zadanie skutecznie, musi być częścią dobrze przygotowanego e-mail marketingu i zawierać pewne cechy. Podstawą tych cech jest dobrze przygotowana lista odbiorców, do których trafia newsletter. Dzięki takim praktykom e-mail marketing stanie się niekwestionowanym liderem wśród narzędzi do budowania długotrwałych relacji z klientami.

Prawdą jest, że ostatnio wszyscy otrzymujemy coraz więcej e-maili z informacją handlową. Dlatego właśnie wielkiego znaczenia nabiera tzw. permission marketing (czyli marketing za przyzwoleniem). Jego istotą jest uzyskanie zgody na przesłanie informacji handlowej. Jest to niezbędne z punktu widzenia prawa a w szczególności netykiety, ponieważ tylko dzięki dobrym praktykom e-mail marketingowym można budować wizerunek swojej firmy lub długotrwałe relacje ze swoimi klientami. Najważniejszym celem takich działań jest zdobycie zaufania klientów tak bardzo przewrażliwionych na punkcie przeładowywania ich skrzynek pocztowych.

Aby móc skutecznie realizować kampanie e-mail marketingowe należy spełnić kilka warunków. Trzeba wiedzieć czym są bazy adresowe oraz jak można zgodnie z polskim prawem można je wykorzystywać do celów marketingowych. Niezbędna jest także wiedza techniczna z zakresu zarządzania bazami danych. Najważniejszym jednak elementem jest sam przekaz reklamowy. Tu przydaje się wiedza z zakresu marketingu bezpośredniego. Kolejnym krokiem jest realizacja wysyłki. Dobrze zbudowany e-mail w postaci graficznej i tekstowej musi przejść testy antyspamowe i poprawnie wyświetlić się u odbiorców.

Aby realizować wysyłkę kampanii e-mail marketingowej lub biuletyn we własnym zakresie najlepiej skorzystać z jednego z dostępnych na rodzimym lub zagranicznym rynku tzw. narzędzi do e-mail marketingu. Takie narzędzia ułatwiają pracę nad kampanią i jej realizacją ale wymagają zaangażowania czasu i znajomości aspektów technicznych.

Jeżeli nie chcemy narazić się na możliwość wysłania błędnego lub źle przygotowanego newslettera bądź mailingu można skorzystać z usług firmy, która cały proces przeprowadzi za nas i w naszym imieniu. Podobną usługę świadczy Magnettio. Taka usługa polega na kompleksowej obsłudze, realizacji, kreacji, poddawaniu testom, wysyłce, raportowaniu i analizach.