Przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy akta osobowe.

Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy; zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; oświadczenie pracownika będącego rodzicem akta osobowe lub opiekunem dziecka o: zgodzie na czas pracy przekraczający 8 godzin w niektórych systemach czasu pracy, albo o braku zgody (z zachowaniem prawa do wynagrodzenia) - odnośnie pracowników opiekujących się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia.

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia dla każdego pracownika akt osobowych. Akta te składają się z 3 części: A, B i C. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku akta osobowe chronologicznym oraz ponumerowane; oraz każda częśći powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.