W ofercie firm informatycznych dostępne są dzisiaj rozwiązania, programy, które są specjalnie opracowane z myślą o wewnętrznej kontroli przedsiębiorstwa czy instytucji, jaką jest okresowa, obowiązkowa lub przeprowadzana na użytek własny inwentaryzacja. Mają one na celu uproszczenie czynności związanych z ustaleniem faktycznego stanu aktywów firmy i skonfrontowanie go z dokumentacją potwierdzającą. W tym celu wykorzystuje się programy, które sprawdzają i zliczają faktyczny stan aktywów &

Obowiązek przeprowadzenia przynajmniej raz w roku spisu majątku firmy dotyczy wszystkich podmiotów niezależnie od wielkości, zakresu działalności i potencjału. W praktyce placówek handlowych przeprowadza się tzw. remanent, będący rodzajem inwentaryzacji, spisem z natury, charakterystycznym dla działalności handlowej. Polega na określeniu faktycznych stanów środków trwałych i towarów, a następnie zestawieniu z dokumentami potwierdzającymi takie stany i wartości. W praktyce, w sklepach, hurtowniach i innych placówkach taki remanent przeprowadza się nieraz kilka razy w ciągu roku, jako formę kontroli rzetelności prowadzenia dokumentacji i pracy zatrudnionych osób. Jak każda inwentaryzacja, spis z natury musi to być ujęte formie protokołu. Obecnie odpowiednie programy komputerowe ułatwiają znacznie przeprowadzanie takich kontroli.

Obowiązkowe ustalenie stanu aktywów i pasywów firmy, czyli inwentaryzacja, to czynność, która niegdyś dla wielu firm była prawdziwym utrapieniem. Fizyczne zliczanie setek pozycji, zajmowało naprawdę dużo czasu. Tymczasem obligatoryjnie narzucone terminy nakazywały dokonanie spisu wyszczególniającego środki trwałe, majątek obrotowy, aktywa finansowe w konkretnym terminie. Nowoczesne programy informatyczne zdecydowanie uprościły te procedury. Przede wszystkim każdy składnik majątku i potwierdzający go dokument jest ewidencjonowany. Ponadto dostępne są produkty informatyczne, moduły, które znacznie wspomagają przebieg inwentaryzacji, wykorzystując systemy zarządzania majątkiem, czytniki kodów i inne. Dzięki temu rozliczenie, na przykład inwentaryzacja na koniec roku, nie trwa w dużej hurtowni kilka dni tylko kilka godzin i jest zdecydowanie dokładniejsze i rzetelniejsze.

Każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą jest zobligowany do przeprowadzania w określonym przepisami czasie tzw. inwentaryzacji. Oczywiście poszczególne jednostki mogą dokonywać takiego rozliczenia również poza wyznaczonymi terminami. Spis z natury to najczęściej stosowana metoda, jeśli chodzi o inwentaryzowanie aktywów przedsiębiorstw handlowych, usługowych, produkcyjnych czy finansowych. Oczywiście poza metodą spisu z natury, która określa faktyczny stan aktywów firmy, stosuje się także inne metody inwentaryzacji, takie jak potwierdzenie prawidłowości sald czy weryfikacja stanu ewidencyjnego. Poza funkcją sprawozdawczą, w obligatoryjnych terminach, inwentaryzacja to sposób na przeprowadzenie wewnętrznej kontroli przedsiębiorstwa czy instytucji. Na pewno najważniejszy jest spis przeprowadzany na koniec roku, który dokumentuje stan majątku firmy i źródła jego pochodzenia.